Pandemija je u tijeku i u ovom trenutku mnoge organizacije uviđaju da nemaju spreman odgovor na ovakav tip prijetnje. Čak i ako pandemija ne utječe direktno na poslovanje tvrtke i nema zaraženih, panika i histerija, koja nastaje kao dio pandemije, stvara probleme u poslovanju. Nažalost, zbog toga će dio organizacija propasti ili se uz teške napore oporaviti ukoliko dođe do prekida njihovog poslovanja. Zato je bitno pripremiti se na vrijeme. Naravno, nije ni sad kasno poduzeti sve potrebno kako bi se smanjio utjecaj pandemije na poslovanje. U nastavku opisujemo 10 koraka koje je potrebno poduzeti u svrhu zaštite kontinuiteta poslovanja:

1. Edukacija i vježbe osoblja (educirati osoblje o načinu djelovanja i odgovornostima u slučaju pandemije)

Izradite planove edukacije za novo i postojeće osoblje koji uključuju djelovanje i odgovornosti u slučaju pandemije. Osigurajte da su svi prošli i razumjeli edukaciju i po potrebi izvršite vježbe simulacije. Vodite evidenciju. Obratite pozornost na to da mnogi ljudi sline prste prilikom listanja dokumenata i li ne peru ruke nakon obavljanja nužde.

2. Osigurati dovoljno zaliha opreme i sredstava za održavanje higijene, dezinfekciju i osobnu zaštitu.

Procijenite trenutnu potrošnju higijenskih i dezinfekcijskih sredstava te sukladno procjeni trajanja pandemije osigurajte dovoljnu količinu zaliha uzevši u obzir povećanu potrošnju u takvim uvjetima. Osigurajte također dovoljnu količinu zaliha za osobnu zaštitu poput zaštitnih maski, rukavica i sl. Osigurajte zamjensku opremu i razmislite o dodatnoj opremi za dezinfekciju (npr. UV sterilizatori i sl.). Osigurajte dispenzere za dezinfekciju ruku gdje je to potrebno.

3. Prilagoditi poslovne procese kako bi se mogli izvršavati udaljenim pristupom.

Identificirajte sve kritične poslovne procese i aktivnosti koje je moguće izvršavati udaljenim pristupom od kuće u svrhu smanjenja rizika širenja zaraze među osobljem. Osigurajte metode, alate, opremu i edukaciju potrebnu za vršenje aktivnosti udaljenim pristupom. Ne zaboravite osigurati zaštitu podataka u prijenosu. Razvite metode legalnog nadzora i praćenja rada od kuće.

4. Organizacija sastanaka zaposlenika i poslovnih partnerima putem konferencijske veze.

Smanjite okupljanja većeg broja osoba korištenjem konferencijskih tehnologija i alata u svrhu sastanaka i dogovora. Izbjegavajte fizičke kontakte i gužve gdje se pandemija najčešće i najlakše širi. Osigurajte da alati odgovaraju vašim poslovnim potrebama (broj sudionika, dijeljenje zaslona, udaljeno upravljanje, itd.)

5. Uspostava politika i procedura djelovanja u slučaju pandemije.

Izradite detaljne postupke djelovanja s kojima je upoznato svo osoblje i uvjerite se da striktno slijede navedene procedure. Osigurajte odvračajuće disciplinske mjere u slučaju kršenja procedura, kako bi dodatno potaknuli osoblje na slijeđenje istih, te ih provodite. Razmislite i o nagradama osoblja koje pokazuje iznimne napore i trud u svrhu zaštite od pandemije.

6. Re-evaluacija rizika i utjecaja na poslovanje

Uključite rizike koji nastaju uslijed pandemije u vaše postojeće programe upravljanja rizicima (ukoliko ih imate). Identificirajte operativne i financijske utjecaje uslijed potencijalnih prekida poslovanja i prekida nabave usluga i proizvoda do kojih će vrlo vjerojatno doći uslijed pandemije (Karantene, prekid transporta, nedostatka osoblja, nedostatak sirovina,…)

7. Kontrola ulaska i prepoznavanje simptoma potencijalno zaraženih zaposlenika ili posjetitelja.

Osigurajte procedure djelovanja i odgovornosti kontrole pristupa prostorijama, prijema robe, pisma i paketa. Spriječite ulaz zaraze korištenjem raznih metoda zaštite (korištenje zaštitnih rukavica prilikom otvaranja pošiljki, zaprimanja robe i sl. Osigurajte samo ljepljive koverte kako bi izbjegli), Ukoliko baratate gotovinom, obratite pozornost na mogućnost prijenosa bolesti preko novčanica.

8. Osigurati da potencijalno bolesni zaposlenici ne dolaze na posao.

Vrlo često zaposlenici dolaze na posao plašeći se gubitka posla iako imaju simptome bolesti te na taj način ugrožavaju čitavu organizaciju. Rukovodstvo mora ohrabrivati odgovorno ponašanje osoblja uzimajući u obzir zaštitu zdravlja svog osoblja i poslovanja organizacije. To se i odnosi na situacije u kojima se samo sumnja na zarazu. Educirajte osoblje u prepoznavanju simptoma bolesti te osigurajte mogućnost i kanale prijave sumnjivih slučajeva (čak i anonimnim kanalima).

9. Komunikacijski planovi i kanali u slučaju pandemije kao dio kriznog plana.

Uvrstite komunikacijske planove i kanale u plan djelovanja u slučaju kriznih situacija. Ne zaboravite definirati kontaktne liste s najvažnijim kontaktima te osigurajte da su svima dostupni (unos u mobitele, intranet, papirno,…). Osigurajte više različitih kanala komunikacije kao i zamjenike odgovornih osoba za komunikaciju u slučaju nedostupnosti.

10. Praćenje obavijesti kriznih centara i djelovanje sukladno njihovim obavijestima

Ne zaboravite testirati sve prije navedene postupke kako bi osigurali ispravnost i adekvatnost, te dodatno uočili potencijalne probleme i ispravili ih na vrijeme. Testirajte rad od kuće, alate i softver. Osigurajte zamjenske servise u slučaju nedostupnosti primarnih. Testirajte razne scenarije pandemije i utjecaja na poslovanje. Simulirajte realne situacije kako bi osigurali da planovi funkcioniraju ukoliko stvarno dođe do pandemije.

Pandemije su realna prijetnja, kao što je danas vidljivo s coronavirusom. Ali ima i pozitivna stvar u ovoj cijeloj situaciji, a to je da će mnoge organizacije uvidjeti manjkavosti vlastitih planova kontinuiteta poslovanja, te će implementacijom novih postupaka djelovanja smanjiti troškove i gubitke uslijed realizacije prijetnje pandemije. Najčešća greška je zanemarivanje ili podcjenjivanje vjerojatnosti i utjecaja prijetnje, što danas vidimo u slučaju Italije. A kod mnogih država će to tek postati vidljivo u narednom razdoblju.

Naše iskustvo u pripremi kontinuiteta poslovanja u organizacijama različitih veličina i djelatnosti pokazalo nam je da je kvalitetna priprema ključan faktor za opstanak organizacije u slučaju kriznih situacija. Statistike pokazuju da se preko 90% organizacija koje nisu razvile planove kontinuiteta poslovanja zatvaraju u kratkom roku nakon krizne situacije (financijski, reputacijski gubitci, gubitak podataka, ljudskih resursa i dobavljača).

Pomažemo i savjetujemo organizacije prilikom izrade i testiranja planova kontinuiteta poslovanja kako bi osigurali funkcionalnu zaštitu organizacija i osoblja u slučaju katastrofa.

“If you FAIL to PLAN, you PLAN to FAIL”- Benjamin Franklin