Politika privatnosti

Xiphos d.o.o.
Datum stupanja na snagu: 26.07.2025
Fabijanićeva 60, 10040 Zagreb, Hrvatska
OIB/VAT: HR39402063665
Kontakt: in**@****os.hr

1. Uvod

Xiphos d.o.o. („Xiphos”, „mi”, „nas”, „naš”) poštuje vašu privatnost i posvećen je zaštiti vaših osobnih podataka. Ova Politika privatnosti opisuje kako prikupljamo, koristimo, obrađujemo, pohranjujemo i dijelimo vaše osobne podatke kada stupate u interakciju s nama putem naše web stranice, SaaS platforme, online usluga ili drugih oblika komunikacije. Također objašnjava vaša prava na privatnost i načine na koje ih možete ostvariti.

Ova Politika primjenjuje se na sve posjetitelje, kupce, korisnike, partnere, afilijate i bilo koju osobu čije osobne podatke obrađujemo u okviru pružanja naših usluga, uključujući konzultantske, compliance alate, e-učenje, webinare i podršku.

2. Tko smo mi

Xiphos d.o.o. je vodeći pružatelj usluga iz područja kibernetičke sigurnosti, usklađenosti, otpornosti i savjetovanja, uključujući SaaS rješenja i edukaciju za mala i srednja poduzeća.
Registrirani smo u Republici Hrvatskoj i poslujemo u skladu s europskim i hrvatskim zakonima o zaštiti podataka, uključujući Opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR).

3. Koje osobne podatke prikupljamo

Ovisno o vašoj interakciji s Xiphosom, možemo prikupljati i obrađivati sljedeće vrste osobnih podataka:

a) Identifikacijski i kontakt podaci

Ime i prezime
Naziv tvrtke i radno mjesto
Poslovna adresa
E-mail adresa i telefonski broj

b) Podaci o korisničkom računu i autentifikaciji

Korisnička imena i (hashirane) lozinke
Tokeni za višestruku autentifikaciju (magic link na e-mail, jednokratni kod)
Uloge, ovlaštenja i postavke profila

c) Podaci o pretplati i plaćanju

Podaci za naplatu (tvrtka, adresa, OIB/VAT)
Način plaćanja (podatke o kartici ne pohranjujemo – sve ide preko Stripe ili drugih certificiranih procesora)
Pretplatnički plan, datum početka/završetka, status, računi

d) Podaci o korištenju usluge

Dnevnici korištenja SaaS platformi, edukacijskih portala i baze znanja
Zapisi aktivnosti, korisničke akcije (npr. dovršeni kvizovi, pristupi modulima, preuzimanja dokumenata)
Identifikatori sesije, vrijeme prijave, logovi pristupa

e) Podaci o uređaju i tehnički podaci

IP adresa, tip/verzija preglednika, operativni sustav, ID uređaja
Kolačići i analitika (vidi Poglavlje 7)
URL-ovi dolaznih/izlaznih stranica, podaci o klikovima

f) Komunikacija i podrška

E-mailovi, ticketi za podršku, live chat transkripti, obrasci za povratne informacije
Prijave na webinare, Q&A, ankete, odgovori na upitnike

g) Marketing i postavke

Status prijave na newsletter i marketinške komunikacije
Prijave na događanja i evidencija suglasnosti

h) Afilijacijski i referal podaci

Referal kodovi, affiliate ID, podaci o računu, evidencija isplata

i) Ostali podaci

Podaci koje nam dobrovoljno pošaljete putem obrazaca, prijenosa dokumenata, telefonskih poziva ili webinara
Prijave za posao i životopisi (po potrebi)

Ne prikupljamo posebne kategorije osobnih podataka (zdravstveni, biometrijski, politički i sl.), osim ako to nije izričito potrebno zbog zakona ili specifične usluge, uz vašu jasnu privolu.

4. Kako prikupljamo osobne podatke

Podatke prikupljamo na nekoliko načina:

Izravno od vas

Prilikom registracije korisničkog računa ili pretplate na uslugu
Prilikom zahtjeva za demo, konzultacije ili kontaktiranja putem obrasca, chata ili e-maila
Prilikom sudjelovanja na webinarima, edukaciji ili e-learning modulima
Prilikom prijave na newsletter, marketinške novosti ili događanja
Prilikom ulaska u affiliate ili referral program
Prilikom slanja povratnih informacija ili odgovora na ankete

Automatski

Putem kolačića i alata za analitiku kada posjećujete naše stranice ili koristite platforme
Kroz logove usluge, izvješća o pogreškama i podatke o korištenju SaaS i podrške

Od trećih strana

Od pružatelja plaćanja (Stripe, PayPal, banke)
Putem referala od partnera, afilijata ili postojećih klijenata
Iz javnih izvora (poslovni registri, društvene mreže), gdje je to zakonski dopušteno

5. Zašto obrađujemo vaše podatke (svrha i pravna osnova)

Vaše podatke obrađujemo isključivo kad za to imamo valjanu pravnu osnovu, uključujući:

Izvršenje ugovora: Da bismo mogli pružiti, upravljati i podržavati vašu pretplatu ili tražene usluge
Pravna obveza: Da ispunimo zakonske i regulatorne zahtjeve (porezni, računovodstveni, anti-fraud, sigurnost, GDPR, NIS2, DORA)
Legitimni interes: Za vođenje i unapređenje poslovanja, sigurnost, analitiku, upravljanje odnosima s korisnicima i sprječavanje zlouporabe
Privola: Za marketinške komunikacije, upotrebu neobaveznih kolačića, pozive na događanja i dobrovoljno prikupljanje podataka (privolu možete povući u svakom trenutku)
Zaštita vitalnih interesa: U slučaju nužnih obavijesti vezanih uz sigurnost podataka

6. Kako koristimo vaše osobne podatke

Vaše osobne podatke koristimo u sljedeće svrhe:

Upravljanje korisničkim računom: Kreiranje i održavanje korisničkih računa na našim platformama
Isporuka usluga: Omogućavanje pristupa SaaS alatima, konzultantskim, edukacijskim, webinar i podršci
Pretplata i naplata: Upravljanje pretplatama, fakturiranje, procesiranje plaćanja (putem Stripe/partnera)
Komunikacija: Odgovaranje na upite, slanje potvrda, pružanje korisničke podrške
Sigurnost: Autentifikacija korisnika, primjena MFA, nadzor pristupa, zaštita od neovlaštenog korištenja, vođenje sigurnosnih logova
Usklađenost: Ispunjavanje zakonskih, regulatornih i ugovornih obveza, uključujući revizije i certifikacije
Marketing (uz privolu): Slanje newslettera, edukativnog sadržaja, poziva na webinare/događanja i promotivnih ponuda
Analitika: Mjerenje korištenja, poboljšanje proizvoda/usluga i izrada anonimnih izvještaja za poslovne uvide
Affiliate/Referral program: Praćenje preporuka, upravljanje affiliate računima i isplata provizija
Obavijesti o incidentima: Informiranje korisnika o relevantnim sigurnosnim događajima ili povredama podataka

Vaše podatke ne koristimo za automatizirano odlučivanje s pravnim učinkom niti ih prodajemo trećim stranama.

7. Kolačići i tehnologije praćenja

Što su kolačići?

Kolačići su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na vaš uređaj prilikom posjete web stranice.
Mogu biti „nužni” (potrebni za rad stranice) ili „ne-nužni” (npr. za analitiku, marketing).

Kako koristimo kolačiće

Nužni kolačići: Za sigurnost, autentifikaciju, upravljanje sesijama i jezične postavke – uvijek su aktivni
Analitički kolačići: Koristimo ih (npr. Google Analytics, Matomo ili Plausible) samo ako ste pristali putem bannera za kolačiće. Uvijek u privatnom modu (anonimizacija IP-a, bez oglašavanja)
Ne postavljamo kolačiće trećih strana za oglašavanje
Upravljanje kolačićima: U svakom trenutku možete prihvatiti/odbiti ne-nužne kolačiće putem bannera ili stranice s postavkama

Do Not Track i ostali signali

Poštujemo browser „Do Not Track” signale za analitičke kolačiće.

Za više detalja pogledajte Politiku kolačića (ako postoji).

8. Dijeljenje podataka i međunarodni prijenosi

Tko ima pristup vašim podacima

Samo ovlašteno Xiphos osoblje i podizvođači koji trebaju podatke za pružanje usluge, pod strogom obvezom povjerljivosti i sigurnosti
Podprocesori/pružatelji usluga za hosting (unutar EU ili usklađeni s GDPR), e-mail/SMS (npr. AWS, OVH, Mailersend), naplatu (Stripe), analitiku, podršku i infrastrukturu
Svi podprocesori ugovorno su obvezni na GDPR usklađenost i obradu podataka samo prema našim uputama

Pravna obveza

Osobne podatke možemo otkriti nadležnim tijelima, sudovima ili regulatorima kada je to zakonom obavezno, ili radi obrane pravnih zahtjeva
O svemu ćete biti obaviješteni osim ako je to zakonom zabranjeno

Nema prodaje podataka

Ne prodajemo vaše osobne podatke

Međunarodni prijenosi

Ako podatke prenosimo izvan EGP-a, osiguravamo odgovarajuće zaštitne mjere (Standardne ugovorne klauzule, odluke o primjerenosti) radi vaše zaštite
Popis podprocesora i njihove jurisdikcije dostupan je na zahtjev

9. Sigurnost podataka

Primjenjujemo snažne tehničke i organizacijske mjere za zaštitu vaših podataka:

Enkripcija: Svi podaci u prijenosu su šifrirani (TLS 1.3); podaci u mirovanju šifrirani (npr. MySQL TDE, sigurnosne kopije)
Kontrola pristupa: Role-based pristup, princip najmanjih ovlasti; svi zaposlenici i administratori koriste MFA
Fizička sigurnost: Data centri i poslovni prostori osigurani su odgovarajućim mjerama
Nadzor i logiranje: Redoviti sigurnosni nadzor, audit logovi pristupa i izmjena, detekcija anomalija
Odaziv na incidente: Dokumentirani plan odgovora na povrede podataka; korisnici su pravodobno obaviješteni sukladno GDPR-u
Redovito testiranje: Sigurnosne revizije, skeniranje ranjivosti, penetracijski testovi
Privatnost po dizajnu: Sigurne razvojne prakse ugrađene su u životni ciklus softvera

10. Pohrana i rokovi čuvanja podataka

Vaše osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj Politici, odnosno koliko je to zakonski propisano.

Korisnički računi: Čuvaju se tijekom trajanja pretplate i do 2 godine nakon prestanka (radi poreza, revizije, zakonskih obveza)
Podrška i komunikacija: Do 2 godine od završetka upita
Evidencija privole za marketing: Dok ne povučete privolu ili se ne odjavite
Affiliate/Referral program: Podaci o računu i isplatama do 2 godine nakon zatvaranja računa
Audit i sigurnosni logovi: 24 mjeseca, nakon čega se osobni identifikatori maskiraju/anonimiziraju
Prijave za posao: Do 6 mjeseci osim ako date privolu za dulje čuvanje

Nakon navedenih rokova, podaci se sigurno brišu ili anonimiziraju, osim ako daljnje čuvanje nije zakonom obvezno.

11. Vaša prava (GDPR i relevantni zakoni)

Imate sljedeća prava vezana uz vaše osobne podatke:

Pravo na pristup: Dobiti kopiju svojih osobnih podataka koje držimo
Pravo na ispravak: Ispraviti netočne ili nepotpune podatke
Pravo na brisanje: Zatražiti brisanje podataka („pravo na zaborav”) gdje je to zakonski dopušteno
Pravo na ograničenje obrade: Tražiti ograničenje obrade ako osporavate točnost ili zakonitost obrade
Pravo na prenosivost podataka: Primiti svoje podatke u strukturiranom, strojno čitljivom formatu
Pravo na prigovor: Prigovoriti obradi u svrhu izravnog marketinga ili na temelju našeg legitimnog interesa
Pravo na povlačenje privole: U bilo kojem trenutku, za obradu koja se temelji na privoli
Pravo na pritužbu: Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP) ili svom nacionalnom nadzornom tijelu

Kako ostvariti svoja prava

Kontaktirajte nas putem e-maila: in**@****os.hr
Možemo tražiti potvrdu identiteta prije ispunjenja zahtjeva
Odgovaramo u roku od 30 dana

12. Privatnost djece

Naše usluge nisu namijenjene osobama mlađim od 16 godina. Ne prikupljamo svjesno podatke djece.
Ako smatrate da nam je dijete dalo osobne podatke, odmah nas kontaktirajte na in**@****os.hr – takve podatke ćemo bez odgode obrisati.

13. Affiliate, referral i partnerski podaci

Ako sudjelujete u našem affiliate ili referral programu:

Prikupljamo vaše kontaktne, računske, isplatne i referalne podatke radi upravljanja sudjelovanjem, praćenja preporuka i isplate provizija
Svi podaci obrađuju se sukladno ovoj Politici te čuvaju onoliko koliko je potrebno radi usklađenosti i poreza
Affiliate su odgovorni za vlastite porezne obveze i moraju se pridržavati naših Uvjeta affiliate sudjelovanja i Uvjeta isplate

14. Službenik za zaštitu podataka (DPO) i kontakt

Imenujemo Službenika za zaštitu podataka (DPO) odgovornog za pitanja privatnosti:

Darie Maric
Službenik za zaštitu podataka (DPO)
Xiphos d.o.o.
Fabijanićeva 60, 10040 Zagreb, Hrvatska
E-mail: in**@****os.hr

15. Izmjene politike privatnosti

Ovu Politiku povremeno možemo mijenjati.

Najnovija verzija uvijek je dostupna na [vaša domena]/politika-privatnosti
O važnim izmjenama obavijestit ćemo registrirane korisnike putem e-maila i/ili obavijesti na webu
Prethodne verzije arhiviramo i dostupne su na zahtjev
Na vrhu stranice naveden je datum posljednje izmjene

16. Dodatne informacije

Ako imate pitanja o ovoj Politici, svojim podacima ili želite ostvariti svoja prava, kontaktirajte našeg DPO-a na in**@****os.hr.

**Ako se ne slažete s bilo kojim dijelom ove Politike, molimo nemojte

koristiti našu web stranicu ili usluge.**

Xiphos d.o.o. – Osigurajte svoje poslovanje, pojednostavite usklađenost

Ova Politika privatnosti redovito se pregledava i ažurira radi usklađenosti s važećim zakonima i najboljom praksom. Posljednje ažuriranje: 26.07.2025..